Weg von der Papierflut: Wie sich der Kanton Aargau digitalisiert

Mit der Strategie «Smart Aargau» treibt der Kanton die Digitalisierung in der Verwaltung voran. Das ist kundenfreundlich und zahlt sich auch finanziell aus. Die Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW unterstützt mit ihrer Kompetenz in der Digitalisierung den Kanton auf verschiedenen Ebenen.

Wir kaufen online ein, kommunizieren via Smartphone-App und lesen die News elektronisch – unser Leben ist digital durchdrungen. Da fühlt es sich überholt an, wenn man ein Amtsblatt auf Papier liest oder ein physisches Formular beim Einwohneramt ausfüllen muss. Die Ansprüche und Gewohnheiten der Menschen haben sich in den letzten Jahren verändert. Diese Entwicklung hat den Kanton Aargau dazu bewogen, eine Digitalisierungsstrategie zu erarbeiten und umzusetzen. «SmartAargau» will einerseits den veränderten Ansprüchen der Bevölkerung Rechnung tragen, andererseits die Möglichkeiten der digitalen Transformation in der Verwaltung selbst nutzen.

Mit Investitionen langfristig sparen

Digitalisierte Prozesse und Dienstleistungen sind nicht nur kundenfreundlich, sie sparen langfristig auch Geld. Das ist nämlich auch die ursprüngliche Motivation der Strategie: «SmartAargau entstand als Teil der Haushaltssanierung», sagt Daniel Brändli, Leiter Strategie und Aussenbeziehungen des Kantons, «wir haben gesehen, dass man langfristig zum Sparen auch gezielt investieren muss». Seit 2019 lässt sich der Kanton die Digitalisierung jährlich 2.8 Mio. Schweizer Franken kosten. Ziel der Investitionen ist es, Kundenprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen, Medienbrüche zu entfernen, Routinearbeiten zu automatisieren, flexibles Arbeiten zu ermöglichen – kurz: eine schlankere und schnellere Verwaltung.

Bis ins Jahr 2026 will der Aargau laufend neue digitale Dienstleistungen für die Öffentlichkeit anbieten, die interne und externe Kommunikation auf digitalen Plattformen verstärken, die Infrastruktur zukunftsgerichtet ausbauen und Mitarbeitende entsprechend schulen. Um das zu realisieren hat sich der Kanton die Dienste der Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW gesichert. Die Expertinnen und Experten der FHNW vermittelten in Workshops die Grundlagen der Digitalisierung, ein systematisches Vorgehen und zeitgenössische Umsetzungsmethoden.

Smart Aargau: Das macht die FHNW

• Workshops mit Digital Natives durchgeführt, um Ideen für die Digitalisierung zu finden.
• Workshops durchgeführt mit Vertreterinnen und Vertretern aller Führungsstufen mit dem Ziel, die Grundlagen der Digitalisierung, die Vorgehenssystematik und moderne Umsetzungsmethoden zu vermitteln und anzuwenden.
• Weiterbildungsprogramm für alle Mitarbeitenden ausgearbeitet, um Zugang zu Methoden und aktuellem Fachwissen in Sachen «Digitalisierung» zu ermöglichen.
• Unterstützung der aktuellen Projekte durch Prozessmining-Analysen, Studierendenprojekte und beratend durch das Institut für Business Engineering FHNW.

Eine dieser Methoden ist «process mining»: Auf Basis der Spuren in den IT-Systemen können die Fachleute des Instituts für Business Engineering FHNW relevante Prozesse identifizieren und allfällige Schwierigkeiten wie Medienbrüche oder zeitliche Verzögerungen feststellen. «SmartAargau ermöglicht Mitarbeitenden der Verwaltung, innovative Ideen einzubringen und identifizierte Herausforderungen sofort und unbürokratisch anzugehen», sagt Daniel Brändli. Bereits umgesetzt sind zum Beispiel der elektronische Fahrzeugwechsel, der elektronische Umzug und das online Lehrstellen- und Lehrbetriebsportal. In den nächsten Jahren wird beispielsweise eine Digitalisierung der gesamten Bau- und Nutzungsplanung im Kanton angestrebt.

Ein Wandel in den Köpfen

Die Digitalisierung geschieht nicht nur in Computersystemen oder auf Bildschirmen, sie findet auch in den Köpfen der Menschen statt: «Die Mitarbeitenden stehen bei dieser Entwicklung im Zentrum», sagt Daniel Brändli. Darum hat der Kanton zusammen mit der FHNW spezifische Weiterbildungen für das Personal ausgearbeitet, um den Zugang zu Methoden und aktuellem Fachwissen in Sachen «Digitalisierung» zu ermöglichen. «Die Weiterbildungen erfreuen sich einer grossen Beliebtheit», sagt Daniel Brändli.

Bereits heute gehört der Aargau zu den digitalisiertesten Kantonen der Schweiz und hat eine schlanke Verwaltung. Besonders während der Corona-Krise kann man von dieser Strategie profitieren. Viele Dienstleistungen gab es bereits digital, die Mitarbeitenden können im Homeoffice problemlos vom eigenen Laptop aus arbeiten und der Regierungsrat tagte unmittelbar nach dem Lockdown via Videokonferenz. In der Notlage der letzten Monate hätte die Kantonsverwaltung ihre Aufgaben ohne die erlangten Fortschritte nicht so gut erfüllen können.

Kompetenzzentrum der FHNW für Industrie 4.0 und Digitalisierung

Die Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW hat bereits in einer frühen Phase relevante Kompetenzen im Bereich «Digitalisierung» aufgebaut. Bedingt durch die Interdisziplinarität der Thematik wurde ein Kompetenzzentrum für Digitalisierung ins Leben gerufen. Federführend waren die Institute für Mobile und Verteilte Systeme, Data Science, Automation und Business Engineering.

Treiber der Digitalisierung sind nach wie vor die produzierenden Unternehmen, die durch den hohen Frankenkurs und steigendem Kostendruck ihre Prozesse mittels Digitalisierung optimieren und beschleunigen müssen. Aber auch Banken und Dienstleistungsunternehmen sind auf diese Technologien aufgesprungen und nutzen diese für die Verbesserung und Beschleunigung ihrer Prozesse. Auch kantonale Verwaltungen und Gemeinden haben die sich bietenden Möglichkeiten erkannt und entsprechende Projekte und Programme lanciert.

Zum Kompetenzzentrum